Lưu trữ hóa đơn theo tháng
Một cách đặt tên và sắp xếp đơn giản để tháng sau vẫn tìm được hóa đơn tháng trước.
Cập nhật lần cuối: 25/09/2026
Cách lưu trữ quan trọng hơn người ta tưởng. Cùng một lượng hóa đơn, sắp xếp gọn thì tra mất một phút, để lộn xộn thì mất cả buổi.
Đặt tên file theo ngày trước, rồi tới số hóa đơn và tên khách. Ngày viết theo thứ tự năm-tháng-ngày để danh sách tự xếp đúng thứ tự thời gian.
Gom theo tháng, mỗi tháng một thư mục. Đừng gom theo khách hàng: một khách có thể phát sinh ở nhiều tháng, gom kiểu đó thì cuối năm phải mở rất nhiều thư mục để cộng doanh thu.
Trong mỗi thư mục tháng, để riêng một thư mục con cho hóa đơn đã hủy. Hóa đơn hủy vẫn phải giữ, nhưng không nên nằm lẫn với hóa đơn thật khi bạn cộng doanh thu.
Sao lưu ra ngoài máy tính. Một thư mục chỉ nằm trên ổ cứng của một máy là chỗ dễ mất nhất khi máy hỏng hoặc bị cài lại.
Mỗi quý, mở thử một thư mục bất kỳ và tìm một hóa đơn cũ. Nếu mất hơn vài phút thì cách đặt tên đang chưa ổn, sửa ngay còn dễ hơn sửa vào cuối năm.