Một hóa đơn bán hàng cần có những gì?

Một hóa đơn bán hàng không cần dài. Nó cần đủ để hai việc: người mua biết mình đã trả tiền cho cái gì, và người bán chứng minh được giao dịch đã xảy ra. Thiếu thông tin dưới đây thì lúc cần đối chiếu sẽ phải hỏi lại, mà có khi không còn ai để hỏi.

Phần người bán: tên cửa hàng hoặc tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại. Nếu có mã số thuế thì ghi vào; khách mua lấy hóa đơn để hạch toán thường cần mục này.

Phần người mua: tên khách hàng. Với khách lẻ thì chỉ cần tên; với khách doanh nghiệp thì nên có tên đơn vị và mã số thuế, vì đó là căn cứ để họ ghi nhận chi phí.

Số hóa đơn và ngày lập. Số nên tăng dần và không trùng. Ngày lập là ngày ghi nhận doanh thu, không phải ngày bạn nhớ ra để ghi - lệch ngày giữa hai kỳ có thể làm sổ sách hai tháng đều sai.

Danh sách hàng hóa: tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Tên hàng nên đủ cụ thể để người khác đọc hiểu. Ghi "hàng" cho mọi thứ thì sau này không ai biết đã bán cái gì.

Tổng tiền, và nếu có thì ghi rõ giảm giá, thuế, phí giao hàng. Quan trọng nhất là con số CUỐI CÙNG khách phải trả - đừng để người đọc phải tự cộng.

Cuối cùng: hình thức thanh toán và trạng thái đã trả hay chưa. Một hóa đơn không ghi đã thu tiền hay chưa thì không dùng được để đòi nợ, cũng không dùng được để đối chiếu quỹ.

Có một chi tiết dễ bỏ qua: giữ lại bản sao. Hóa đơn giấy đưa khách rồi thì không còn gì để tra. Xuất thêm một bản PDF và lưu theo tháng là cách rẻ nhất để sau này không phải đi tìm.