Phân biệt hóa đơn, biên lai và phiếu thu

Ba loại chứng từ này hay bị dùng lẫn vì trong đời sống hằng ngày người ta gọi chung là "hóa đơn". Nhưng chúng trả lời ba câu hỏi khác nhau, và dùng sai loại thì bên nhận có thể không ghi nhận được khoản chi.

Hóa đơn trả lời câu hỏi: bán cái gì, bao nhiêu, giá thế nào. Đây là chứng từ về HÀNG HÓA. Trên đó có danh sách mặt hàng, số lượng và đơn giá. Nó chưa nói gì về việc tiền đã chuyển hay chưa.

Biên lai trả lời câu hỏi: đã nhận được tiền chưa. Đây là chứng từ về VIỆC THANH TOÁN. Nó có thể không liệt kê hàng hóa mà chỉ ghi số tiền và nội dung thu.

Phiếu thu là bản nội bộ của người nhận tiền. Nó dùng để ghi vào sổ quỹ của mình, và thường có chữ ký của người nộp tiền để sau này đối chiếu.

Điểm dễ nhầm nhất: hóa đơn không thay thế được biên lai, và biên lai không thay thế được hóa đơn. Có hóa đơn mà chưa có biên lai thì chứng minh được đã bán nhưng chưa chứng minh được đã thu tiền. Có biên lai mà không có hóa đơn thì biết đã thu tiền nhưng không rõ thu cho cái gì.

Cách làm gọn nhất cho cửa hàng nhỏ là trên cùng một tờ: vừa liệt kê hàng hóa, vừa ghi rõ tình trạng thanh toán, vừa có chỗ ký nhận. Một tờ đủ ba việc thì không phải lưu ba loại giấy.

Nếu khách là doanh nghiệp, hãy hỏi họ cần chứng từ gì trước khi xuất. Hỏi trước một câu rẻ hơn nhiều so với việc phải xuất lại và xin lại chữ ký.