Hóa đơn bán hàng gồm những phần nào
Một hóa đơn bán hàng không cần cầu kỳ, nhưng thiếu một trong vài phần dưới đây thì khi đối chiếu sẽ rất mất thời gian. Trang này nói rõ từng phần và vì sao nó cần thiết.
Không cần thẻ tín dụng • Thiết lập trong 2 phút
Hóa đơn thiếu phần, về sau phải tra lại
- Thiếu ngày lập nên không biết giao dịch thuộc kỳ nào
- Thiếu số hóa đơn nên hai hóa đơn khác nhau có thể trùng nội dung
- Không ghi thông tin người mua nên không đối chiếu được với ai
- Đơn giá và thành tiền lệch nhau do tính tay hoặc gõ nhầm
Một khuôn đủ phần, tính tiền tự động
Hóa đơn được lập theo khuôn có sẵn đủ các phần cần thiết: thông tin người bán, người mua, số hóa đơn, ngày lập, bảng hàng hóa với số lượng và đơn giá, tổng tiền bằng số và bằng chữ. Thành tiền và tổng được tính tự động nên không lệch với đơn giá.
Lợi ích
- Đủ phần cần thiết nên khi đối chiếu không phải đi tìm lại
- Thành tiền từng dòng và tổng tiền được tính tự động
- Dòng tiền bằng chữ sinh từ tổng, không gõ tay nên không lệch
- In ra giấy cho khách hoặc lưu PDF để gửi qua tin nhắn
Tính năng
Thông tin người bán và người mua
Có sẵn chỗ cho tên, địa chỉ và số điện thoại của cả hai bên.
Số hóa đơn và ngày lập
Hai mục dùng để tra cứu về sau, và cũng là hai mục hay bị bỏ sót nhất khi làm vội.
Bảng hàng hóa có đơn giá
Mỗi dòng có tên hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền; thành tiền tính tự động.
Tổng tiền bằng số và bằng chữ
Hai dòng luôn khớp nhau vì cùng sinh từ một con số tổng.
Phù hợp với ai
- Bán hàng cho khách lẻ và cần đưa một tờ hóa đơn ngay tại quầy
- Bán buôn cho khách quen và cần ghi rõ số lượng, đơn giá từng mặt hàng
- Cần tờ hóa đơn kèm theo hàng khi giao cho khách
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn bán hàng bắt buộc phải có những mục nào?
Tối thiểu nên có tên và địa chỉ người bán, thông tin người mua, số hóa đơn, ngày lập, danh sách hàng hóa với số lượng và đơn giá, và tổng tiền. Tùy ngành hàng và quy định áp dụng cho bạn mà có thể cần thêm mục như mã số thuế. Hãy kiểm tra với kế toán của bạn.
Số hóa đơn nên đánh thế nào?
Nên đánh liên tục và không trùng, ví dụ HD-0001, HD-0002. Đánh số liên tục giúp bạn biết mình đã phát hành bao nhiêu hóa đơn và phát hiện thiếu số khi đối chiếu.
Tính tiền sai thì sửa thế nào?
Thành tiền từng dòng và tổng tiền được tính tự động từ số lượng và đơn giá, nên nếu sai thì thường là do số lượng hoặc đơn giá nhập sai. Hãy sửa hai ô đó rồi xem lại bản xem trước.