Khi nào nên chuyển từ sổ tay sang phần mềm

Không phải cứ bán hàng là phải dùng phần mềm. Nếu mỗi ngày bạn bán vài đơn và không cần tra lại gì, sổ tay vẫn nhanh hơn mọi thứ khác. Câu hỏi nên đặt ra là: lúc nào thì cách ghi tay bắt đầu chậm hơn.

Dấu hiệu thứ nhất: bạn cộng sai và phải cộng lại. Khi số dòng trên một hóa đơn tăng lên, việc cộng tay dễ sai và mỗi lần sai lại mất vài phút dò lại. Đây thường là dấu hiệu đầu tiên, và cũng là dấu hiệu dễ nhận ra nhất.

Dấu hiệu thứ hai: khách hỏi lại một hóa đơn cũ mà bạn không tìm được. Với sổ tay, việc tra một giao dịch từ ba tháng trước thường có nghĩa là lật từng trang. Nếu việc đó xảy ra vài lần một tháng thì thời gian bỏ ra đã đáng để đổi cách làm.

Dấu hiệu thứ ba: bạn phải làm lại một hóa đơn vì viết sai. Mỗi lần bỏ một tờ giấy đi làm lại là một lần lãng phí, và nếu hóa đơn đã xé cuống thì còn rắc rối hơn về sổ sách.

Dấu hiệu thứ tư: bạn cần gửi hóa đơn cho người không ngồi trước mặt. Khách ở xa, khách doanh nghiệp cần chứng từ để hạch toán - những việc này sổ tay gần như không làm được, mà điện thoại chụp ảnh gửi thì lại khó đọc và khó lưu.

Điều đáng nói là việc chuyển đổi không cần làm một lần cho tất cả. Nhiều cửa hàng bắt đầu bằng cách dùng phần mềm cho hóa đơn bán hàng, còn những việc khác vẫn ghi tay. Sau một thời gian thấy ổn thì mở rộng dần.

Và nếu bạn chỉ đang cân nhắc, hãy thử tạo vài hóa đơn mà không cần đăng ký trước. Biết được công cụ có hợp với cách làm của mình hay không rẻ hơn nhiều so với việc ngồi đoán.