Hóa đơn hủy, bỏ qua: phần dễ bị coi nhẹ

Hầu hết mọi người chỉ quan tâm tới hóa đơn đã phát hành, còn những tờ hủy, tờ bỏ qua thì gom lại rồi cất đâu đó. Đến lúc cần thì không ai tìm được, mà cũng không ai nhớ đã cất ở đâu.

Vì sao phải giữ: một tờ hóa đơn đã mang số thì số đó đã được dùng, dù tờ giấy có bị bỏ đi. Nếu bạn phát hành hóa đơn số 12 rồi xé đi, người nhận hóa đơn số 13 vẫn nghĩ số 12 nằm ở đâu đó. Giữ lại tờ bị hủy là cách trả lời câu hỏi đó.

Ghi lý do hủy lên chính tờ đó. Vài chữ là đủ: cộng nhầm, ghi sai tên khách, khách đổi ý. Một tờ hóa đơn gạch ngang mà không ghi lý do thì người đọc sau chỉ đoán được.

Đừng xé bỏ rồi viết lại cùng số đó trên tờ mới. Điều này tạo ra hai tờ khác nội dung mang cùng một số, và đó là tình huống khó giải thích nhất khi đối chiếu.

Về sổ sách, hóa đơn hủy thường không tính vào doanh thu. Nhưng số của nó vẫn phải nằm trong dãy số đã dùng. Vì vậy khi cộng doanh thu, bạn cần tách được nhóm hủy ra khỏi nhóm thật, nếu không con số sẽ cao hơn thực tế.

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì quy trình khác và chặt hơn: việc hủy phải được thực hiện theo đúng thủ tục và có thông báo. Bài này nói về hóa đơn bán hàng thông thường - với hóa đơn điện tử, bạn nên theo hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.

Nói gọn lại: một tờ hóa đơn hủy được giữ lại và ghi rõ lý do là một tờ giấy có ích. Xé đi thì mất luôn cả thông tin lẫn căn cứ để giải thích.